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August-September 2012 Columns 专栏 会议的一小步, 是地球的一大步 Claire Smith 题,大家对会议策划者筹划环保 型会议的期望也越来越高。即使 是对于最资深的活动策划专才来 说,这也可能是一项富有挑战性 的任务。 随 但是,正如我们应对任何新挑战 时,通常所用的一个不错方法,就 是从基本做起,即朝对的方向小步 前进,直到累积了足够的专业知识 和经验,才跨步迈进。 32 作者介绍: Claire Smith女士系 温哥华会议中心 销售和市场营销副总裁 首先,在会议的筹划与落实过程 中加入可持续发展的元素,需迈 出关键的第一步,就是物色一个 拥有相同理念的会议目的地和会 场。比如在考量会议地点是否符 合"绿色环保"标准时,需留意几 项简单的特征,其中包括城市的交 通基础建设。例如:城中的交通系 统能否便捷、有效地把参会代表 们载往目的地,而且收费大众化? 机场有没有直达会场与会议中心 的捷运服务?会议策划者单凭上 述因素,就能重新考虑提供专程 巴士的必要性,及避免参会代表 们租车。 另外,选择一个离主要城市设施较 近、步行可达的会议中心或会场, 也应放在考量范围之内。因为,这 不仅为参会代表们提供极大的方 便,也让他们能轻松步行至会场、 往返酒店、餐馆,以及其他旅游景 点,大大地降低了会议的碳足迹。 着全球越来越关注气候 变化、可持续发展的课 温哥华会议中心是全球第一家获得 获得美国 LEED认证的同类设施。 另一个关键环节是了解该城市的 酒店与会场是否在日常运作中采 取可持续发展的做法,同时具备相 应的特点与基础建设。打个比方, 经营"原料厨房",使用当地用料及 季节性食材;一个涵盖前台到后院 的废物回收计划,包括有机废料处 理;采纳可持续采购程序;以及进 行可提高建筑物性能的装修与翻 新等等。 还有,我们可采用一种简单方法, 来确定该会场设施或酒店在可持 续发展方面的努力,即:了解他们 所获得的生态评估计划认证,例 如"领先能源与环境设计白金认 证"(LEED)。 选择对的会场,是确保活动从一 开始就是个"绿色环保活动"的 关键。但更重要的是,它能进一步 提升会议或大会的可持续发展形 象。 首先,会议策划者甚至可在活动开 始前,就采取一些简单步骤,例如, 鼓励参会代表在网上注册,减少纸 张的使用、提供网上节目表,代替 印刷版本、使用再生材料印刷那些 非印不可的资料、鼓励主讲嘉宾提 供电子版讲义,或是在情况允许下 重用指示牌。 接着,策划者可在活动期间,推广 各种可持续发展的措施。一些直截 了当,又可快速采纳的措施包括: 鼓励参展商重新使用运入会场的 货品包装箱盒,使用精美容器及 杯子为宾客提供饮料招待服务, 避免分发瓶装水及饮料。在情况 允许下,使用数码指示牌,以及将 会场空调设置在一个舒适,但不 至于太冷/太热的温度,以减少能 源消耗。 同时,鼓励参会代表们积极配合及 参与,作出对环境负责的选择,为 会议的总体可持续性发展作出贡 献。这并不是很复杂的步骤,而是 举手之劳的小事。 加拿大温哥华在上个冬季举行的 温哥华活动营,就是出席者积极参 与,全面减少会议碳足迹的一个最 佳实例。主办当局鼓励出席者参加 一个名为"绿色大行动"的游戏, 通过会议期间的简单绿色行动来 赚取点数,比如,搭乘捷运或步行 前往会场、携带可重复使用的代 表证与挂绳、自备水壶、使用移动 电子设备做笔记,参会代表们也可 拍摄在温哥华期间,所见到的环保 点子或努力。 归根结底,在活动的筹划与落实 过程中,加入可持续发展的元素 是可行的。一般上,困难在于如何 跨出第一步,但是,只要能够朝着 正确的方向踏出一步,无论步伐多 小,都是个令人钦佩、值得鼓舞的 开始。